Dagligen ondgör jag mig över e-postens brister. Av de drygt 100 mejl jag får dagligen är cirka hälften sådana som jag bör skicka vidare, svara på eller på annat sätt agera på. I kombination med alla andra arbetsuppgifter händer det, Gud förbjude, att jag glömmer att agera eller flagga vissa mejl som försvinner djupt in i inkorgen.
Jag skulle vilja att man mer ser på digital kommunikation som ett flöde där man som i så många andra situationer får kommunicera på olika sätt. Under snart tio år har e-post blivit ett av de prioriterade kommunikationsmedlen. E-posten har utvecklats till ett universalverktyg för att nå ut med all slags information och många ser det som förstahandsvalet för dialog.
Det blir mer och mer uppenbart att e-post minst sagt har sina begränsningar och nu får det vara nog.
Störst irritation skapar alla filer som skickas fram och tillbaka och tar massor med plats i inkorgen och skapar total förvirring om vilken version som är den rätta. För att inte tala om att boka möten via e-post.
På mitt arbete jobbar vi ofta mot gemensamma dokument som skickas inom en projektgrupp som kan sitta på olika ställen. Det kan röra sig om allt från kortare artiklar till mer omfattande rapporter. Under processen är det oundvikligt att någon i gruppen börjar arbeta i fel fil och det kan krävas timmar för att spåra förändringarna i en fil och synka dessa med de senaste uppdateringarna. Det händer ofta att arbetsgruppen sitter i olika nätverk och operativsystem som kommunicerar dåligt med varandra. Inte sällan försvinner eller ersätts formatering, vilket skapar onödigt extraarbete.
För att förstå fördelarna med att använda andra plattformar behöver man kasta sig in det och prova.
Här är några tips för att minska e-posteländet:
• Använd chatt och IM-tjänster för att kommunicera med din omvärld. Du kan exempelvis skapa chattgrupper för projektgruppen.
• I de flesta chattjänster har du möjlighet att skicka filer. På detta sätt kan du undvika att belasta inkorgen.
• Ett annat alternativ till att skicka fler dokument via chattjänst och att undvika att skicka mejl som är större än 50k, är att lägga arbetsdokumentet, exempelvis bildfilen eller Powerpoint-presentationen, i någon webbaserad hostingtjänst. Det finns flera. Själv använder jag ZumoDrive och Dropbox. Då räcker det att du skickar länken till filen. Mappen kan vara publik eller låst till arbetsgruppen.
• Arbeta mot mappar som ligger på webben. Bjud in gruppen. Då kan ni arbeta mot samma filer.
• Det finns flera tjänster där det är möjligt att arbeta mot samma filer direkt på webben. Google Docs är kanske den mest kända. Då är det möjligt att arbeta mot samma fil.
• Använd Scribd eller SlideShare om du ska presentera en doc-fil eller en presentation. Här kan du lägga upp dina filer som omvandlas till ett format som är enkelt att läsa direkt på webben. Även dessa går att lägga publikt eller för en avgränsad grupp.
• Bilder och filmer kan du lägga upp på Flickr och YouTube. Här har du också möjlighet att skapa mer eller mindre publika rum.
• Använd communities och wikis för att skapa forum eller digitala arbetsplatser där ni kan samla material. Det går också att länka till era andra plattformar.
• Boka möten och skapa kom-ihåg-listor på tjänster som Doodle och Todoist.
• Mikrobloggar är ypperliga för att ha dialog med omvärlden. Twitter har konstigt nog blivit den mest populära. Det är en bra push-tjänst men värdelös för att få igång en dialog. Då är FriendFeed, Bloggy och Jaiku mycket bättre. Ett plus med Twitter är att det går att skicka direktmeddelanden till personer. På så sätt kan Twitter funka som enklare direkt-chatt.
• Det finurliga är att många av dessa plattformar enkelt går att integrera med varandra vilket underlättar ditt digitala kommunikativa liv.
• Ytterligare ett plus en mer webbaserad strategi är att du samlar ditt material på olika plattformar. När det gäller ditt publika material får du så att säga en social mediestrategi på köpet.
Jag drömmer om en värld där e-posten används minimalt. Tyvärr är många användare late adopters och hur framgångsrik en e-postfri strategi kan bli beror på den svagaste länken.
Jag föreslår att innan du skickar nästa mejl tänker efter om du kan kommunicera det på något annat sätt genom att använda någon av webbplattformarna. Snart kommer både du och dina kontakter förstå värdet med en näst intill e-postfri värld.
Joakim Lind, Cloudberry Communications
www.twitter.com/jold
http://lind.bloggy.se
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar